Guide d'utilisation de MapFirms

1. Qu'est-ce que MapFirms et à quoi sert-il ?

MapFirms est un programme Windows qui aide les petites et moyennes entreprises à trouver de nouveaux clients et à en assurer le suivi. Il est accompagné de l'application pour téléphone MapFirms Mobile, qui met ces mêmes entreprises dans votre poche. Il fonctionne quel que soit votre secteur : c'est vous qui écrivez ce que vous recherchez, le programme ne présuppose aucun secteur.

Le flux de travail compte cinq étapes :

1. Trouver — Vous saisissez un terme comme « fabricant de meubles », « hôtel », « atelier CNC » ; vous choisissez le pays, la région et la ville. Le programme cherche dans des sources publiques de cartes et d'annuaires (Google Maps, Yandex Maps et Bing Maps, annuaires B2B, OpenStreetMap) et ajoute à votre liste les entreprises trouvées, avec leur nom, téléphone, adresse, site web et position.
2. Qualifier — L'e-mail, les téléphones supplémentaires et le nom de l'interlocuteur sont lus sur les sites web des entreprises ; chaque entreprise reçoit un score de priorité de 0 à 100 ; vous resserrez la liste à l'aide des filtres.
3. Prendre contact — L'écran Contact vous présente les entreprises l'une après l'autre : vous appelez, vous ouvrez un brouillon WhatsApp ou e-mail, vous enregistrez le résultat d'une seule touche.
4. Faire un devis — Vous saisissez les lignes et produisez un devis imprimable ; les devis sont suivis comme en cours / gagné / perdu.
5. Assurer le suivi — Dans l'écran Suivi, les entreprises sont rangées en colonnes selon leur statut ; les relances arrivées à échéance apparaissent dans l'écran Aujourd'hui.

Tout cela est aussi à portée de main sur votre téléphone : vous appelez l'entreprise, lui écrivez sur WhatsApp, l'enregistrez dans vos contacts, obtenez l'itinéraire, et pouvez même lancer une nouvelle recherche depuis le téléphone (voir la section 11).

Ce que le programme ne fait pas

• Il n'envoie aucun message de lui-même. WhatsApp, l'e-mail et le SMS s'ouvrent toujours à votre initiative, dans votre propre application ; c'est vous qui appuyez sur « Envoyer ». Les pages d'envoi groupé ne proposent elles aussi que des liens prêts à l'emploi.
• Il ne garantit pas l'exactitude des données. Les informations sont celles qui apparaissent à cet instant dans des sources publiques ; elles peuvent être incomplètes, anciennes ou erronées. Le programme n'invente aucune information ; vous pouvez voir d'où vient chaque valeur dans la fenêtre D'où vient-elle ? du détail de l'entreprise.
• Il ne « valide » pas l'adresse e-mail. « Vérifier le domaine e-mail » ne contrôle que l'écriture de l'adresse et l'enregistrement du serveur de messagerie (MX) du domaine ; cela n'indique pas que l'adresse existe réellement ni qu'elle est lue.
• Il ne contourne pas les vérifications de sécurité (CAPTCHA) et n'entre pas dans les pages fermées ou réservées aux membres.

Votre responsabilité

La manière dont vous utilisez le programme relève de vous. Respecter les conditions d'utilisation des plateformes sur lesquelles vous effectuez des recherches ; respecter, lorsque vous traitez les coordonnées collectées et envoyez des messages commerciaux, les règles en vigueur dans votre pays et dans celui du destinataire (par exemple le RGPD et les règles sur la prospection commerciale dans l'UE, la KVKK et la réglementation sur les messages commerciaux en Turquie) ; obtenir le consentement du destinataire lorsque c'est nécessaire : tout cela incombe à l'utilisateur. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique ; en cas de doute, consultez un spécialiste.

2. Installation

Prérequis : Windows 10 ou 11 (64 bits), une connexion Internet et Google Chrome. Les recherches s'effectuent via Chrome ; si Chrome n'est pas installé, le programme vous en avertit avant la première recherche.

1. Double-cliquez sur le fichier d'installation qui vous a été transmis (MapFirms-Setup-….exe).
2. Windows peut afficher une fenêtre bleue « Windows a protégé votre ordinateur » et indiquer « Éditeur inconnu ». La raison : le fichier d'installation ne porte pas encore de signature numérique. Si vous êtes certain que le fichier vous a été transmis par votre administrateur MapFirms, cliquez sur Informations complémentaires › Exécuter quand même. Si le fichier provient d'ailleurs, ne l'exécutez pas.
3. Dans l'assistant, choisissez la langue (la langue choisie devient aussi celle de l'interface du programme), lisez et acceptez le contrat, confirmez le dossier d'installation. Si vous le souhaitez, laissez cochée l'option « Créer un raccourci sur le bureau ».
4. Cliquez sur Installer ; à la fin, ouvrez le programme avec Lancer maintenant.

L'installation ne concerne que votre utilisateur Windows ; aucun droit d'administrateur n'est requis. Vos données (entreprises, devis, paramètres, sauvegardes) sont conservées à part du dossier du programme, dans le dossier %LOCALAPPDATA%\MapFirms, et sont préservées lors des mises à jour.

Désinstallation : Paramètres Windows › Applications › MapFirms › Désinstaller. L'assistant de désinstallation ne supprime pas vos données par défaut ; ne cochez la case « Supprimer aussi mes données » que si vous voulez tout supprimer définitivement.

3. Connexion

MapFirms fonctionne avec un compte personnel. Votre ID utilisateur et votre mot de passe vous sont fournis par votre administrateur MapFirms ; vous ne pouvez pas créer de compte vous-même depuis le programme.

1. Saisissez l'ID qui vous a été remis (en minuscules) dans le champ ID utilisateur et votre mot de passe temporaire dans le champ Mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
2. À la première connexion, vous devez changer de mot de passe. Le nouveau mot de passe doit compter au moins 10 caractères, contenir au moins deux types de caractères (lettres et chiffres, par exemple) et être différent de l'ancien ; les suites du type « 1234… » et le nom de votre entreprise ne sont pas acceptés. Cette étape ne peut pas être ignorée. Vous seul connaissez votre mot de passe.
3. La connexion se fait une seule fois ; aux ouvertures suivantes, le programme renouvelle lui-même votre session.

Sans Internet : si le serveur est injoignable, le programme fonctionne hors ligne pendant 7 jours au maximum avec votre dernier certificat d'autorisation ; la pastille de compte de la barre latérale affiche « Hors ligne ». Il suffit de vous connecter une fois à Internet avant la fin des 7 jours. (Lancer une recherche et envoyer au téléphone nécessitent de toute façon Internet.)

Mot de passe oublié : les mots de passe ne sont pas conservés sous une forme lisible sur le serveur ; personne ne peut donc vous communiquer votre ancien mot de passe. Demandez à votre administrateur de réinitialiser votre mot de passe ; il vous remettra un nouveau mot de passe temporaire et, à la première connexion, vous définirez de nouveau le vôtre.

Autres cas : si vous voyez « Compte fermé » ou « Expiré », adressez-vous à votre administrateur. L'avertissement de limite d'appareils indique que votre compte a atteint le nombre d'ordinateurs autorisé ; votre administrateur peut retirer un ancien appareil. Par la suite, vous changez votre mot de passe via Paramètres › Compte › Changer le mot de passe et vous mettez fin à la session sur cet ordinateur avec Se déconnecter.

4. Assistant de première configuration

À la première ouverture du programme, un assistant en six courtes étapes s'affiche. Vous pourrez le rouvrir plus tard depuis la palette de commandes (Ctrl+K › « Assistant de configuration »).

5. Trouver des entreprises

Le bouton ＋ Nouvelle recherche de la barre latérale (Ctrl+N) ouvre cet écran. Trois onglets figurent en haut : Cibles (formulaire de recherche), Scan en direct (compteurs de la recherche en cours) et Historique.

Une recherche pas à pas

1. Que recherchez-vous ? — Saisissez un terme par ligne : fabricant de meubles, hôtel, atelier CNC… Chaque ligne devient une recherche distincte. Si Varier dans chaque langue est activé, un seul mot suffit : le programme décline le terme selon la langue du pays cible (« meuble » → fabricant de meubles, Möbel Hersteller…). Aperçu montre les requêtes qui seront générées ; Dictionnaire permet d'ajouter vos propres traductions ; + Profil produit rend vos termes permanents.
2. Sur quels réseaux ? — Cochez les sources : Google Maps, Yandex Maps, Bing Maps, Annuaires B2B sectoriels, OpenStreetMap (données ouvertes). Plusieurs sources signifient davantage d'entreprises et une durée plus longue.
3. Où ? — Dans la liste de gauche, cochez un ou plusieurs pays (vous pouvez chercher par nom ou par code : DE, US…). Lorsque vous cochez un pays, ses régions s'ouvrent à droite ; si vous ne choisissez aucune région, le pays est scanné en entier.
4. Profondeur — Détermine jusqu'où descendre sous la région choisie : Toute la région (une seule requête, le plus rapide) · 10 plus grandes villes · 20 plus grandes villes · Toutes les villes · Districts (là où les données existent). Plus vous descendez, plus vous trouvez d'entreprises, et plus la durée s'allonge. Les listes de villes sont récupérées, si nécessaire, depuis OpenStreetMap.
5. Zones industrielles — Si l'option est activée, les zones industrielles organisées de la région sont elles aussi scannées une à une (pour l'instant en Turquie uniquement).
6. La ligne de résumé en bas du formulaire indique le nombre de cibles, de requêtes et la durée estimée. Cliquez sur Lancer le scan. Pour une sélection très volumineuse, le programme demande d'abord une confirmation.

Pendant la recherche, vous suivez dans l'onglet Scan en direct les compteurs de requêtes, d'entreprises trouvées, ajoutées, en doublon / ignorées et le temps restant ; Arrêter termine la requête active puis s'arrête. À la fin, Voir les nouvelles entreprises affiche uniquement celles ajoutées par cette recherche, et Voir les résultats sur la carte ouvre la carte. Une même entreprise n'est jamais ajoutée deux fois ; s'il y a de nouvelles informations, la fiche existante est enrichie.

Scan des environs et Focus ville

• Le Scan des environs scanne les entreprises situées dans un certain rayon autour d'un point. Vous choisissez le centre de trois manières : Scanner les environs dans le détail d'une entreprise, Adresse… ou Ma position (si elle est définie dans Paramètres › Contact). Lorsque le scan des environs est activé, le choix pays / région est ignoré.
• Le Focus ville scanne une seule ville avec beaucoup de soin : district par district, zones industrielles, secteur par secteur. Choisissez le pays et la région / ville, puis cliquez sur Préparer le plan ; choisissez les calques (Tous / Recommandé / Rapide) ; le plan indique le nombre de cibles, de requêtes et la durée estimée. Vous l'exécutez avec Lancer le scan ou l'enregistrez comme « veille de ville » pour le répéter chaque semaine / mois.

Enregistrer / Planifier et Historique

Enregistrer / Planifier enregistre sous un nom la sélection du formulaire ; vous pouvez la répéter Chaque jour / Chaque semaine / Chaque mois. Les recherches planifiées démarrent d'elles-mêmes lorsque le programme est ouvert ; l'option « Ajouter aussi au Planificateur de tâches Windows » leur permet de s'exécuter même programme fermé. L'onglet Historique liste, pour chaque recherche, la date, la source, le périmètre, les termes et le nombre d'entreprises trouvées et ajoutées ; un double-clic sur une ligne recharge cette recherche dans le formulaire, et Relancer la reconfigure en un clic.

Astuces

• Écrivez la manière dont votre client se désigne lui-même (« fabricant de mobilier de bureau »), et non votre propre produit.
• Essayez d'abord avec Toute la région ; si les résultats sont peu nombreux, augmentez la profondeur. Le calque Couverture de la carte montre quelles cibles sont restées vides.
• Pour l'étranger, gardez Varier dans chaque langue activé ; le terme est recherché dans la langue du pays cible.
• Lors des recherches longues, la mise en veille de l'ordinateur est bloquée tant que le programme reste ouvert ; branchez votre ordinateur portable sur secteur.

Limites et bonnes manières

Le programme parcourt les sources comme une personne, à intervalles espacés : il attend un temps aléatoire entre deux requêtes (2,5–7 s par défaut) et lit un nombre limité de résultats par requête (40 par défaut). Vous pouvez modifier ces valeurs dans Paramètres › Recherche ; trop raccourcir les temps d'attente peut amener la source à vous bloquer temporairement. Si une source affiche une vérification de sécurité (CAPTCHA), le programme ne la résout pas ; les résultats de cette source diminuent ou la recherche s'arrête — patientez un moment, puis réessayez. Le respect des conditions d'utilisation des sources relève de la responsabilité de l'utilisateur.

6. Entreprises

Toutes les entreprises que vous avez trouvées figurent dans ce tableau. Un clic sur une ligne ouvre le panneau de détail à droite ; vous modifiez une cellule par un double-clic (F2), vous ajoutez aux favoris avec ★, vous triez en cliquant sur l'en-tête d'une colonne.

Filtres et pastilles

La barre supérieure contient la zone de recherche (entreprise, adresse, numéro, e-mail — Ctrl+F), les menus pays, région / province, statut et le tiroir Filtres. Les groupes du tiroir :

Les filtres actifs apparaissent sous forme de pastilles ; Effacer les retire tous. La ligne de résumé sous le tableau indique combien d'entreprises ont un numéro de mobile ou un e-mail.

Panneau de détail

En haut du panneau se trouvent les anneaux du score de priorité et de la qualité des données, et en dessous les actions rapides : Ouvrir dans WhatsApp, Appeler, Copier le numéro, Envoyer un e-mail, Site web, Afficher sur la carte. Viennent ensuite la fiche (mobile, fixe, e-mail, adresse, distance, horaires, interlocuteur, langues du site…), la Fiche d'appel (uniquement des informations observées, comme « Le site mentionne 'export' » ou « +12 avis Google en 90 jours »), la date de Prochaine étape (+3j / +7j, fichier .ics avec Calendrier), les Étiquettes, les Notes et la Chronologie.

Outils :

• Trouver l'e-mail — lit le site web de l'entreprise (5 pages au maximum) : e-mail, téléphone supplémentaire, lien WhatsApp, réseaux sociaux, nom de l'interlocuteur. Seules les informations clairement écrites sur le site sont reprises.
• Vérifier le domaine e-mail — interroge le DNS sur l'écriture de l'adresse et l'enregistrement du serveur de messagerie (MX) du domaine ; rien n'est envoyé à l'adresse. Le résultat est « domaine valide / non valide / inconnu ».
• Scanner les environs · Trouver des similaires — configure un scan des environs centré sur cette entreprise, ou une nouvelle recherche dans la même catégorie et la même région.
• D'où vient-elle ? — journal des preuves : sur quelle page et à quel moment chaque valeur a été vue.
• Fiche entreprise — résumé imprimable d'une page. Itinéraire — trajet Google Maps depuis votre position.
• Préparer un devis · Devis — voir la section 10.

Actions groupées

Dans l'en-tête, Trouver l'e-mail lit tour à tour les sites de toutes les entreprises du filtre (ou sélectionnées) ; vous pouvez cliquer sur Arrêter à tout moment. Exporter… enregistre les entreprises dans un fichier Excel, CSV ou Contacts (Google Contacts / vCard / Outlook) ; c'est vous qui choisissez le périmètre : filtre actuel, fiches sélectionnées ou toute la liste.

Dans le menu ··· : Importer… (votre liste Excel / CSV ; les colonnes sont reconnues à leurs en-têtes et, si le même numéro existe, la fiche est fusionnée), Vérifier le domaine e-mail, Doublons, Corbeille, Vider la liste.

• Doublons affiche les paires candidates enregistrées avec le même site web, la même ligne fixe ou un nom très proche. Fusionner réunit les informations dans une seule fiche ; l'autre part à la corbeille, aucune donnée n'est perdue.
• Corbeille — les fiches supprimées y attendent 30 jours (durée modifiable dans Paramètres › Données) ; vous pouvez les restaurer.

Le menu du clic droit propose les mêmes actions. En sélection multiple avec Ctrl / Shift apparaissent le changement de statut groupé, les favoris, l'ajout d'étiquettes, le dossier de visite, l'itinéraire / itinéraire de visite et la suppression (Delete).

7. Carte

Sur la carte, les entreprises apparaissent sous forme de repères et, vues de loin, sous forme de groupes par région. Les filtres du haut (pays, région, statut) sont les mêmes que ceux de l'écran Entreprises ; vous choisissez le type de tuiles : Carte / Satellite / Sombre. Un clic sur un repère ouvre à droite la carte de l'entreprise ; un clic sur un groupe ouvre la liste des entreprises de cette région.

• La forme du repère indique la précision de la position : position exacte, position d'après l'adresse ou centre de la région / du pays (approximatif). Les positions approximatives ne sont pas de véritables adresses.
• Localiser par l'adresse — convertit en coordonnées, à l'aide d'OpenStreetMap, les fiches qui ont une adresse mais pas de position exacte (une requête par seconde ; cela peut être long, et peut être arrêté).
• Couverture — dessine sous forme de cercles les cibles de recherche des 60 derniers jours : rouge, restée vide ; jaune, peu d'ajouts ; vert, entreprises ajoutées. Un clic sur un cercle affiche le nombre de requêtes, d'entreprises trouvées et ajoutées pour cette cible.
• Zones blanches — signale par un cercle en pointillés les régions où vous n'avez aucune fiche ou où vous êtes en dessous de la moyenne : cela indique où mener la prochaine recherche.

Les tuiles de carte proviennent d'Internet ; hors ligne, les tuiles ne se chargent pas, mais les repères continuent de fonctionner.

8. Contact

L'écran Contact est une file d'appels : les entreprises se présentent à vous une à une, vous appelez ou écrivez, puis vous enregistrez le résultat d'une seule touche.

1. Choisissez les filtres à gauche (statut, priorité, distance, pays, région, étiquette ; Numéros mobiles uniquement, Passer les contactés du jour, Favoris) et cliquez sur Créer la file.
2. L'ordre est le suivant : relances arrivées à échéance → favoris → entreprises ouvertes en ce moment → score de priorité. L'interrupteur Les plus proches d'abord établit l'ordre en fonction de votre position.
3. Sur la carte, Appeler transmet le numéro à l'application de téléphonie de Windows (Mobile connecté, Teams…) ; WhatsApp et E-mail ouvrent un brouillon rempli avec le modèle sélectionné. L'envoi vous revient toujours.
4. Une fois l'échange terminé, choisissez le résultat :

Avec le résultat, vous pouvez aussi saisir une note (N). Chaque résultat est inscrit dans la chronologie de l'entreprise. Les autres touches figurent à la section 16.

Modèles de message et variables

Dans la fenêtre Modèles de message, vous conservez des textes prêts à l'emploi pour WhatsApp et l'e-mail ; le programme est fourni avec quelques exemples dans votre langue. Les variables du texte sont remplies en fonction de chaque entreprise :

Les équivalents anglais des variables ({company}, {my_company}…) fonctionnent aussi dans toutes les langues. À droite, l'Aperçu affiche le texte avec une entreprise d'exemple.

Page d'envoi groupé

Dans l'en-tête, Page d'envoi groupé génère, pour les entreprises du filtre de la file, une Page WhatsApp ou une Page e-mail qui s'ouvre dans le navigateur : à côté de chaque entreprise figure un lien prêt à l'emploi, rempli avec votre modèle. Lorsque vous cliquez sur le lien, WhatsApp ou votre programme de messagerie s'ouvre avec le message rédigé pour cette entreprise ; c'est vous qui envoyez chaque message, un par un, depuis votre propre compte. Le programme n'envoie rien à votre place. Avant d'envoyer un message commercial, tenez compte du consentement du destinataire et des règles en vigueur.

9. Suivi

L'écran Suivi présente votre pipeline de vente en cinq colonnes : Nouveau → Contacté → Phase de devis → Accord conclu / Non pertinent. Vous changez le statut d'une carte en la faisant glisser d'une colonne à l'autre ; le changement est inscrit dans la chronologie de l'entreprise. En haut se trouvent la zone de recherche, les filtres par pays et par étiquette et l'interrupteur Favoris ; un clic sur une carte ouvre l'entreprise dans l'écran Entreprises.

Les relances arrivées à échéance (celles dont la date « Prochaine étape », dans le détail de l'entreprise, est aujourd'hui ou dépassée) apparaissent dans la carte Relances du jour de l'écran Aujourd'hui et tout en haut de la file de contact. Ainsi, la réponse à la question « qui devais-je appeler ? » est prête chaque matin.

10. Devis et Catalogue

Préparer un devis

Dans Entreprises, sélectionnez une entreprise puis cliquez sur Préparer un devis dans le panneau de détail.

1. Si vous le souhaitez, saisissez un objet ; choisissez la devise.
2. Saisissez les lignes : description → quantité → unité → prix unitaire ; dans la case du prix, Enter ouvre une nouvelle ligne. Si vous cliquez sur un article de la liste Catalogue à droite, il est inséré dans la ligne.
3. Indiquez le taux de TVA, si les prix sont TVA incluse ou non et, le cas échéant, la Remise % et la Validité (en jours). Le champ Note (livraison, conditions de paiement) apparaît sur le devis et est repris dans le devis suivant.
4. Créer le devis génère un fichier de devis imprimable et l'ouvre dans le navigateur ; de là, vous l'imprimez ou l'enregistrez en PDF. L'entreprise passe au statut « Phase de devis ».

Écran Devis

Dans la barre latérale, Devis comporte deux onglets. L'onglet Devis liste tous vos devis sous Tous / En cours / Relance à faire / Gagné / Perdu ; en haut figurent les montants en cours, gagnés et perdus ainsi que le taux de gain. Sur un devis, Ouvrir ouvre le fichier ; avec Relance ▾, vous placez un rappel à +3 / +7 / +14 / +30 jours ; Gagné fait aussi passer l'entreprise à « Accord conclu » ; si vous l'avez clôturé par erreur, utilisez Rouvrir.

L'onglet Catalogue mémorise chaque ligne que vous saisissez dans un devis, avec son unité et son dernier prix. Vous pouvez ajouter une ligne, corriger un prix ou la retirer de la liste avec Archiver (elle n'est pas supprimée ; elle revient si vous ressaisissez le même nom). Le produit, l'unité et le prix sont toujours ceux que vous avez saisis ; le programme ne propose pas de prix.

11. MapFirms Mobile

De quoi s'agit-il ?

MapFirms Mobile est une application web : vous ne la téléchargez pas depuis une boutique d'applications ; elle s'ouvre dans le navigateur de votre téléphone et, une fois ajoutée à l'écran d'accueil, fonctionne comme une application normale. Elle fonctionne sur Android et sur iPhone. Les données sont conservées sur le téléphone ; votre liste d'entreprises s'ouvre même sans Internet.

Votre ordinateur et votre téléphone ne communiquent pas directement. Le programme de bureau chiffre vos entreprises et les dépose sur un serveur ; le téléphone télécharge ce paquet chiffré et l'ouvre en local. Comme vous seul détenez la clé, le serveur ne peut pas lire le contenu (voir « Sécurité » ci-dessous).

Association par QR — pas à pas

1. Sur l'ordinateur, ouvrez la page Mobile depuis la barre latérale, puis cliquez sur Associer (QR). Un grand code QR s'affiche à l'écran.
2. Scannez le QR avec l'appareil photo de votre téléphone et touchez le lien qui apparaît. MapFirms Mobile s'ouvre dans le navigateur et indique « Associé ».
3. Ajoutez l'application à l'écran d'accueil :
   • Android (Chrome) : menu du navigateur (⋮) › Installer l'application ou Ajouter à l'écran d'accueil. Si vous avez ouvert le lien depuis WhatsApp, choisissez d'abord « Ouvrir dans Chrome ».
   • iPhone (Safari) : bouton Partager › Sur l'écran d'accueil. Sur iPhone, l'application de l'écran d'accueil ne voit pas la mémoire de Safari ; vous devez donc transférer le code une fois : avant l'ajout, touchez ⋯ Menu › Copier le code d'association dans l'application, ouvrez l'application de l'écran d'accueil et appuyez sur Coller. (Sur l'ordinateur, le bouton Copier le code (iPhone) fournit le même code.)
4. Sur l'ordinateur, cliquez sur Envoyer au téléphone. Toutes les entreprises, vos recherches et vos modèles de message sont chiffrés puis envoyés ; ils se téléchargent d'eux-mêmes lorsque vous ouvrez l'application sur le téléphone.

Ensuite : si l'interrupteur Envoyer automatiquement après chaque recherche est activé (après le premier envoi manuel), les nouvelles entreprises partent vers le téléphone en arrière-plan. Vous pouvez à tout moment cliquer sur la pastille Envoyer au téléphone en bas de la barre latérale ou sur le bouton de l'écran Aujourd'hui. Pour un deuxième téléphone, Ajouter un téléphone (QR) affiche de nouveau le QR de la même association.

Que pouvez-vous faire sur le téléphone ?

L'application comporte cinq onglets en bas : Entreprises · Recherches · Nouvelle recherche · WhatsApp · E-mail. Le menu ⋯ en haut à droite contient les réglages de synchronisation, de contacts, d'apparence et de langue.

• Trouver et filtrer — cherchez par entreprise, adresse, téléphone ou catégorie. Filtres rapides : Favori · À relancer · Aucun contact · WhatsApp · E-mail · Déjà traitées ; dans Filtres, le statut, le pays, la région et plus encore ; organisez la liste avec Tri. L'onglet Recherches présente les entreprises selon la recherche dont elles proviennent.
• Appeler — depuis la carte de l'entreprise, votre téléphone appelle d'un seul geste.
• WhatsApp — la conversation s'ouvre sans enregistrer le numéro dans les contacts ; si vous choisissez un modèle, le message arrive prêt. L'envoi vous revient.
• E-mail et SMS — s'ouvrent dans l'application de votre téléphone, avec un modèle si vous le souhaitez.
• Ajouter aux Contacts — une seule entreprise : Ajouter aux Contacts sur la carte. En groupe : Entreprises › Sélectionner pour cocher les entreprises, puis Ajouter aux Contacts (n), ou bien ⋯ Menu › Contacts pour les récupérer toutes dans un seul fichier .vcf. Les entreprises sans téléphone ni e-mail sont ignorées.
• Itinéraire — la position de l'entreprise s'ouvre dans votre application de cartographie.
• Statuts et historique — vous voyez le statut de chaque entreprise sur l'ordinateur (Nouveau, Contacté, Phase de devis…), sa note et son historique, et vous filtrez par statut. Les actions effectuées sur le téléphone (appel passé, WhatsApp ouvert…) sont marquées sur la carte et regroupées dans le filtre Déjà traitées. Les changements de statut se font sur l'ordinateur ; ils sont répercutés sur le téléphone à l'envoi suivant.

Onglets WhatsApp et E-mail : envoi en série

Ces deux onglets listent les entreprises qui ont WhatsApp (ou un e-mail) et proposent l'envoi en série : vous choisissez un modèle et les destinataires, puis appuyez sur Lancer un envoi en série ; l'application prépare le message à l'écran pour chaque entreprise, vous touchez le bouton Ouvrir dans WhatsApp (ou Ouvrir l'e-mail), vous envoyez le message vous-même, puis vous passez à l'entreprise suivante. Si vous vous interrompez en cours de route, vous continuez avec Reprendre. Les modèles proviennent de l'ordinateur (lecture seule) ; vous pouvez aussi rédiger de nouveaux modèles sur le téléphone.

L'application n'envoie aucun message d'elle-même : seuls les liens que vous touchez s'ouvrent dans l'application correspondante de votre téléphone. Avant d'envoyer un message commercial, tenez compte du consentement du destinataire et des règles en vigueur.

Nouvelle recherche depuis le téléphone

Une idée de recherche vous vient sur le terrain : dans l'onglet Nouvelle recherche, saisissez le terme, choisissez le pays / la région et la profondeur, puis envoyez. Voici ce qui se passe :

1. Le téléphone dépose la demande sur le serveur sous forme chiffrée.
2. Si MapFirms est ouvert sur l'ordinateur de votre bureau et que Accepter les demandes de recherche du téléphone est coché dans la page Mobile, le programme reçoit la demande, en général en moins d'une minute, remplit à votre place le formulaire Trouver des entreprises et lance la recherche. Si une autre recherche est en cours à ce moment-là, votre demande est mise en file d'attente.
3. L'état se suit en direct sur le téléphone : En attente de l'ordinateur → En attente → En cours → Terminé (ou Échec / Annulé / Refusé). Vous pouvez annuler la demande depuis le téléphone.
4. Une fois la recherche terminée, les résultats sont envoyés au téléphone ; Voir les résultats ouvre les nouvelles entreprises.

La recherche est toujours effectuée par votre ordinateur ; le téléphone ne fait que transmettre la demande. Si l'ordinateur est éteint, la demande attend et démarre à l'ouverture du programme. Sur l'ordinateur, vous voyez les demandes reçues dans la liste Demandes de recherche du téléphone de la page Mobile et dans la carte Mobile de l'écran Aujourd'hui.

Sécurité — en termes simples

• Chiffré de bout en bout. Vos entreprises sont chiffrées sur votre ordinateur et ne sont ouvertes que sur votre téléphone.
• La clé n'est que dans le QR. La clé se trouve dans la partie du lien du QR située après le signe # ; les navigateurs n'envoient pas cette partie au serveur. La clé ne se trouve que sur votre ordinateur (protégée par Windows) et sur votre téléphone.
• Le serveur ne peut pas lire. Le serveur ne contient que des octets chiffrés, dépourvus de sens ; ni nom d'entreprise ni numéro de téléphone n'y apparaissent. Celui qui exploite le serveur ne peut pas non plus lire le contenu.
• En cas de perte ou de vol du téléphone : sur l'ordinateur, cliquez sur Mobile › Réinitialiser l'association. Tous les téléphones que vous avez associés perdent leur accès et la copie chiffrée présente sur le serveur est supprimée. Associez ensuite de nouveau vos propres téléphones avec un nouveau QR. Protégez toujours votre téléphone par un verrouillage d'écran ; les données téléchargées sur le téléphone dépendent de la protection du téléphone lui-même.
• Lorsque vous cédez le téléphone : dans l'application, ⋯ Menu › Retirer l'association supprime les données et la clé de ce téléphone.

Dépannage

12. Paramètres, langue, sauvegarde et mise à jour

Les paramètres comptent six onglets ; les modifications s'appliquent avec Enregistrer, et Annuler l'action revient aux anciennes valeurs.

Langue : choisissez-la dans Général › Langue, enregistrez et cliquez sur Redémarrer. Six langues sont disponibles : Türkçe, English, Deutsch, Français, Español, العربية. La langue de l'application pour téléphone se choisit séparément, dans ⋯ Menu.

Sauvegarde et restauration : chaque jour, à la première ouverture, le programme effectue une sauvegarde automatique de la base de données et conserve les 7 dernières sauvegardes (nombre modifiable). Sauvegarder maintenant crée une sauvegarde manuelle ; dans la fenêtre Gérer / restaurer les sauvegardes, vous choisissez une sauvegarde ; elle passe d'abord un contrôle d'intégrité, puis est mise en place lorsque vous redémarrez le programme. Une copie de sécurité de la base de données du moment est également créée ; si vous avez choisi la mauvaise sauvegarde, vous pouvez y revenir. Ouvrir le dossier de données affiche le dossier où se trouvent les sauvegardes ; aux périodes importantes, copiez aussi ce dossier sur un disque externe. Pour passer à un nouvel ordinateur, il suffit de transférer ce même dossier.

Zone dangereuse : « Effacer la liste des entreprises » et « Effacer l'historique des recherches » sont définitifs ; rien ne va à la corbeille. Exportez d'abord vers Excel ou faites une sauvegarde.

Mise à jour : à l'ouverture, le programme vérifie une fois par jour s'il existe une nouvelle version ; vous pouvez aussi le demander manuellement avec Vérifier les mises à jour dans Paramètres › Compte › Mise à jour. S'il existe une nouvelle version, Télécharger récupère le nouveau fichier d'installation ; vous fermez le programme et exécutez l'installation. Vos données et vos paramètres sont préservés.

13. Administrateur : Comptes

L'écran Comptes liste les comptes clients : ID, nom, entreprise, rôle, statut (actif / fermé / expiré), date d'expiration, nombre d'appareils et dernière connexion.

Ouvrir un nouveau compte client

1. Cliquez sur ＋ Nouveau client.
2. Le nom du client est obligatoire ; saisissez l'entreprise, votre note (le client ne la voit pas), la date d'expiration (durées prédéfinies ou Sans expiration), la limite d'appareils (sur combien d'ordinateurs le compte peut être utilisé) et, si vous le souhaitez, l'ID utilisateur (si vous le laissez vide, il est généré à partir du nom de l'entreprise). Cliquez sur Ouvrir le compte.
3. La carte des identifiants s'affiche à l'écran : l'ID utilisateur et un mot de passe temporaire à usage unique. Le mot de passe ne sera plus affiché — la carte se ferme peu après ou dès que l'écran change. Copier place les informations dans le presse-papiers (qui est lui aussi vidé peu après). Partager via WhatsApp ouvre WhatsApp avec un texte prêt ; ce texte ne contient que l'ID utilisateur et les instructions d'installation, et c'est vous qui envoyez le message. Transmettez le mot de passe au client par un autre canal (par exemple par téléphone).
4. Le client exécute le fichier d'installation, se connecte avec ces informations et définit son propre mot de passe à la première connexion.

Actions de ligne

L'administrateur ne peut pas supprimer son propre compte. Les listes d'entreprises, les devis et les associations de téléphone des clients restent sur leurs propres ordinateurs ; l'administrateur ne peut pas les voir.

14. Questions fréquentes et dépannage

La recherche ne trouve aucune entreprise, ou très peu. Simplifiez le terme (ajoutez une formule générale comme « fabricant » ou « fabrication ») ; cochez une source supplémentaire ; augmentez la profondeur. Assurez-vous que Chrome est installé et à jour. Si une source affiche un écran de vérification, faites une pause pendant un moment. Paramètres › Données › Vérification du système (Diagnostic) indique les composants manquants.

La recherche dure très longtemps. Le nombre de requêtes résulte du nombre de cibles × termes × sources ; consultez la durée estimée en bas du formulaire. Scannez les régions par morceaux ou planifiez la recherche pour la nuit en tant que scan enregistré.

Certaines entreprises n'ont pas de numéro de mobile. La source n'indique peut-être qu'une ligne fixe. Trouver l'e-mail récupère aussi les téléphones supplémentaires et le lien WhatsApp figurant sur le site. Vous pouvez désactiver l'enregistrement des entreprises n'ayant qu'une ligne fixe dans Paramètres › Recherche › Règles d'enregistrement.

Le bouton « Appeler » ne fait rien. Aucune application n'est prévue sous Windows pour ouvrir le lien tel:. Associez Mobile connecté de Windows à votre téléphone ou changez de protocole dans Paramètres › Contact ; d'ici là, le numéro est copié dans le presse-papiers. Le plus simple : appelez l'entreprise depuis votre téléphone (section 11).

Le brouillon WhatsApp ne s'ouvre pas. WhatsApp Desktop doit être installé sur l'ordinateur, ou WhatsApp Web doit être ouvert dans le navigateur.

La même entreprise apparaît deux fois. Fusionnez-les avec Entreprises › ··· › Doublons.

J'ai supprimé par erreur. Restaurez depuis Entreprises › ··· › Corbeille (30 jours). Pour plus ancien, restaurez à partir d'une sauvegarde dans Paramètres › Données.

Je n'arrive pas à me connecter. Assurez-vous d'avoir saisi l'ID en minuscules. Après plusieurs tentatives erronées consécutives, le compte est temporairement verrouillé (à partir de 15 minutes) ; patientez ou demandez à votre administrateur de réinitialiser le mot de passe. Si le message indique « Serveur injoignable », vérifiez votre connexion Internet et, le cas échéant, votre filtre réseau.

Le programme ne s'ouvre pas / erreur inattendue. Palette de commandes › Diagnostic produit un résumé du système ; les fichiers journaux se trouvent dans le dossier logs du dossier de données. Lorsque vous demandez de l'aide, transmettez à votre administrateur ce résumé et une capture d'écran prise au moment où l'erreur apparaît.

Où sont mes données, qui peut les voir ? Vos entreprises, vos notes et vos devis restent uniquement sur votre propre ordinateur (%LOCALAPPDATA%\MapFirms). Seuls partent vers le serveur la connexion à votre compte et — si vous avez associé un téléphone — le paquet mobile chiffré, illisible.

Assistance : votre administrateur MapFirms (la personne qui vous a remis votre compte) est votre premier interlocuteur.

15. Limitations

• En arabe, la disposition du programme de bureau va de gauche à droite. Dans le programme de bureau, les textes arabes sont traduits mais la disposition des fenêtres (menus, colonnes) reste de gauche à droite ; c'est une limite de l'infrastructure d'interface utilisée. MapFirms Mobile fonctionne en arabe avec une disposition de droite à gauche.
• Avertissement d'installation non signée. Le fichier d'installation n'est pas encore signé numériquement ; Windows SmartScreen affiche l'avertissement « Éditeur inconnu » (section 2). N'exécutez le fichier que si vous l'avez reçu de votre administrateur.
• Les sources cartographiques peuvent changer. Google, Yandex, Bing et les sites d'annuaires peuvent modifier sans préavis la structure de leurs pages et leurs conditions. Après un tel changement, une source peut temporairement donner moins de résultats, voire aucun ; une mise à jour corrige la situation. Dans l'intervalle, utilisez les autres sources.
• Les données se limitent à ce que contiennent les sources publiques. Le téléphone, l'e-mail ou la position correcte de chaque entreprise ne sont pas toujours disponibles ; les positions « approximatives » indiquent le centre de la région.
• L'ordinateur doit être allumé pour les recherches. Les recherches planifiées et celles demandées depuis le téléphone ne s'exécutent pas lorsque l'ordinateur est éteint ou en veille.
• Windows uniquement. Le programme de bureau est destiné à Windows 10 / 11 ; l'application pour téléphone fonctionne sur Android et iPhone.
• Le téléphone sert uniquement à consulter et à contacter. La modification des informations et des statuts des entreprises se fait sur l'ordinateur.

16. Raccourcis clavier

Partout

Tableau Entreprises

File de contact

MapFirms 8.1.1 · Ce guide est fourni avec le programme : palette de commandes › Guide.